Les bonnes pratiques en comptabilité afin de mieux réconcilier les transactions intragroupe
Même si les systèmes comptables diffèrent, quelques consignes permettent de faciliter la gestion de vos intragroupe.
- Avoir un moyen d’identifier les lignes d’écritures de type intragroupe. Il faut indiquer quelque part le code de la société partenaire. Le plus simplement dans un champ d’information si il en existe. Une autre méthode est de voir si la requête de sélection des écritures peut aller chercher le compte tiers client ou fournisseur de l’écriture. Ainsi si la requête peut indiquer dans une colonne le code client/fournisseur sur chaque ligne d’écriture récupérée, il est facile d’importer les lignes dont le code client/fournisseur est référencé parmi la liste des codes sociétés du groupe.
- Prendre la peine d’indiquer précisément le numéro de référence ou numéro de facture, car elle servira de critère de réconciliation.
- En cas de transaction en devise étrangère, il est utile de mentionner le montant en devise d’origine dans l’écriture pour être capable de l’extraire en même temps que le montant comptable, afin de pouvoir réconcilier sur ce montant commun entre les deux sociétés, même si elles n’ont pas la même devise de comptabilité.
- Essayer d’utiliser des comptes dédiés aux intragroupes dans le plan comptable de la société. C’est généralement le cas pour les comptes tiers, mais c’est aussi utile de les différencier dans les achats et ventes.
- Une bonne gestion des écarts de change lors de l’enregistrement des paiements permet de bien solder une créance ou dette.
- Enfin, et pas des moindres, bien tenir à jour le lettrage des créances et dettes dans les comptabilités. Outre garantir une balance âgée propre et faciliter la saisie des paiements, cela permet de ne travailler que sur les lignes non soldées au bilan pour la réconciliation entre les sociétés du groupe. Moins de pollution dans les grand livres grâce à un lettrage propre fait gagner beaucoup de temps dans le travail de réconciliation. Sans cela, le travail de réconciliation commence par la tâche fastidieuse d’ignorer toutes les lignes inutiles.